「会社法」に則り、当社の内部統制システムの整備に関する基本方針を次のとおり定めます。この基本方針は適宜見直しつつ改善し、適法かつ効率的に業務を執行する体制の確立を図ります。
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取締役および使用人の職務の執行が法令および定款に適合することを確保するための体制
- 当社は、取締役、使用人を含めた行動規範として「ＪＩＢ倫理・行動指針」を定め、その遵守を図る。また、コンプライアンスを確保するために、「リスクマネジメント規程」を定め、社長を委員長とする「リスクマネジメント委員会」を設置し、全社的に法令遵守が確保される体制をとる。
- リスクの未然防止と早期解決を図るため「コンプライアンス通報制度規程」「通報窓口」を設置し、社内に効果的に周知し、適宜、法令等の遵守状況をモニタリングする。
- 取締役会については「取締役会規程」を制定し、その適切な運営を確保し、定例で開催するほか、必要に応じて随時開催し、取締役間の意思疎通を図るとともに、相互に職務執行を監督し、法令・ 定款違反行為を未然に防止する。万一、取締役が他の取締役の法令・定款違反行為を発見した場合は、直ちに監査役および取締役会に報告するなどして、その徹底を図る。
- 同様に、社長、常勤役員他で構成する経営会議については、「取締役会規程」など、執行役員については「執行役員制度規程」を遵守し、職務執行の法令・定款への適合を確保する。
- コンプライアンス関連の研修、周知文書などによる啓発、個人面談の機会を捉えての指導・助言などによる意識向上に努め、全社的な法令遵守の一層の推進を図る。
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取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制
- 「文書管理規程」の整備によって、資料の扱いを明文化し、取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に適正を期す。
- 「株主総会」「取締役会」「経営会議」の議事録については、関連資料とともに、「文書管理規程」に基づき適切かつ確実に経営管理室に保存・保管、開示する。
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取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制
- 各組織の業務分掌に関する「職務権限規程」を定め、取締役および各部門の所管と権限を明確にし、経営に関する意思決定および職務執行を効率的かつ適正に行う。
- 重要な意思決定にあたっては、経営会議などにより多角的に検討し、慎重に決定する仕組みを設ける。
- 中期経営計画およびそれを受けた年度事業計画を策定する。計画は事業ごとの目標値を設定し推進するとともに、業績を把握することにより適宜見直しを行う。
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損失の危機の管理に関する規程その他の体制
- 「危機管理規程」を制定し、経営活動に潜在するリスクを特定し、平常時からリスクの低減および危機の未然防止に努めるとともに、重大な危機が発生した場合の即応体制を整備・維持する。
- リスク管理統括責任者を代表取締役社長とし、リスク管理体制の整備・運用にあたる。
- 日常から予防的管理の周知徹底を図るとともに、研修などにより、損失の危険の管理について全社的な認識向上を図る。
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企業グループにおける業務の適正を確保するための体制
- 当社の親会社にあたるＮＨＫの「関連団体運営基準」に、子会社等の事業が適切に行われることを目的として、関連団体の事業運営およびこれに対するＮＨＫの指導・監督等に関する基本的事項が定められており、当社も該当している。
- ＮＨＫは、「関連団体運営基準」に関する事項およびＮＨＫが指定する事項について、監査法人等に委嘱して関連団体の業務監査を実施し、監査法人等の報告に基づき、関連団体に対し必要な指導・監督を行っており、当社も該当している。
- ＮＨＫと関連団体とは、定期的に「ＮＨＫグループ会議」を開催し、経営についてはその自主性を尊重しつつ、「倫理・法令遵守行動規範」などに示される基本的な考え方を共有している。
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監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合における当該使用人に関する体制と当該使用人の取締役からの独立性に関する体制
- 監査役の職務を補助する部署は企画部とする。
- 監査役より監査業務に必要な命令を受けた企画部員は、その命令に関して、取締役、企画部長の指揮命令を受けない。
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取締役および使用人が監査役に報告をするための体制その他の監査役への報告に関する体制および監査役の監査が実効的に行われることを確保するための体制
- 取締役および使用人は、重大な法令・定款違反および不正行為の事実、または会社に著しい損害を及ぼす恐れのある事実を知ったときには、速やかに監査役に報告する。
- 重要な意思決定の過程および業務の執行状況を把握できるようにするため、監査役は取締役会のほか、重要な会議に出席できる。また、監査役から要求のあった文書などは随時提供する。